Deine Daten. Klar erklärt.

Wer wir sind

HestOS wird von Obdurate Systems S.R.L. bereitgestellt. Bei Fragen zum Dienst oder zum Datenschutz schreib an vlad@obdurate-systems.com.

Diese Hinweise gelten für die HestOS-Website und die App. Wir sind für personenbezogene Informationen zur Verwaltung von HestOS-Konten, Abrechnung, Sicherheit und Support verantwortlich. Bestimmt ein gewerblicher Stall die Nutzung personenbezogener Daten in seinem Arbeitsbereich und verarbeiten wir diese nach seinen Weisungen, ist der Stall Verantwortlicher und HestOS Auftragsverarbeiter. Geschäftskunden können uns kontaktieren, um vor der Übermittlung dieser Daten den erforderlichen Auftragsverarbeitungsvertrag zu vereinbaren. Stallbesitzer entscheiden, welche Teammitglieder auf ihren Stall zugreifen können und welche Pferdeakten sie teilen. Wende dich bei Fragen zu diesen Zugriffsentscheidungen an die Stalladministration oder kontaktiere uns, wenn du Hilfe mit deinem HestOS-Konto brauchst.

Welche Informationen wir verarbeiten

• Konto- und Teamangaben: dein Name, deine E-Mail-Adresse, dein Profilbild, Kontoeinstellungen, Stallmitgliedschaften und Zugriffsberechtigungen.
• Stallaufzeichnungen: Pferdeprofile, Fotos und Dateien, Aufgaben, Zuweisungen, Pflegeanweisungen und Protokolle, Anlagenpläne sowie Einträge von dir oder deinem Team. Arbeitsaufzeichnungen können erkennen lassen, welches Teammitglied eine Aktion ausgeführt hat.
• Registrierungsnachweis: die bei der Registrierung bestätigten Fassungen der Nutzungsbedingungen und Datenschutzhinweise, der Registrierungsweg und ein serverseitiger Zeitstempel. Die Kenntnisnahme der Hinweise ist keine Einwilligung in optionales Marketing oder Tracking.
• Support und Anfragen: Angaben, die du über Kontaktformulare, Löschanfragen und im Schriftverkehr übermittelst.
• Abonnementangaben: Tarif, Kaufkennungen sowie Verlängerungs- und Berechtigungsstatus. Für die Web-Abrechnung erheben wir außerdem deinen rechtlichen Namen bzw. Firmennamen, die vollständige Rechnungsadresse und das Land, gegebenenfalls deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie, soweit erforderlich, deine Bestätigung, dass du ein Unternehmen vertrittst. Zahlungsanbieter verarbeiten Karten- oder Store-Zahlungsdaten; HestOS erfasst in seinen eigenen Formularen keine vollständigen Kartennummern.
• Technische Informationen: Anfrage- und Sicherheitsprotokolle, die für den Betrieb und Schutz des Dienstes erforderlich sind. Dazu gehören Netzwerkadressen, Browser- und Sitzungskennungen, Anfragedauer und Fehlerdetails sowie ungefähre Angaben zu Land und Stadt, die unser Gateway-Anbieter aus der IP-Adresse der Anfrage ableitet. Diese Informationen werden für Zuverlässigkeit, Fehlerdiagnose und Missbrauchsschutz in Betriebsprotokollen gespeichert; dafür wird nicht der GPS-Standort deines Geräts abgefragt. Der Missbrauchsschutz des Kontaktformulars verwendet kurzlebige Zähler mit einem schlüsselbasierten Hashwert der Netzwerkadresse, statt diese Adresse im Zähler zu speichern.

Meldungen zu Inhalten und Personen

Wenn du Inhalte oder eine Person meldest, speichern wir deine Konto-ID, den Stallbezug, die Kategorie, den von dir bezeichneten Inhalt oder die Person, deine Beschreibung und unsere Prüfentscheidungen in Supabase. HestOS-Operatoren verwenden diese Angaben, um Missbrauch zu untersuchen und zu bearbeiten. Du kannst deine eigenen Meldungen, ihren Status und unsere Antwort in der App sehen; private Operatornotizen werden nicht angezeigt. Meldungen werden nicht in gemeinsame Stallaufzeichnungen übernommen, an OpenAI gesendet oder automatisch per E-Mail verschickt. Wir prüfen Aufbewahrung und Löschung anhand der unten beschriebenen Support-, Sicherheits- und rechtlichen Zwecke. Wir erfassen außerdem die Version der Inhaltsregeln, der du ausdrücklich zustimmst, den serverseitig aufgezeichneten Zeitpunkt und ob du eine persönliche Anmeldung oder eine Sitzung am gemeinsamen Bildschirm verwendet hast. Für eine spätere Version entsteht ein eigener Nachweis; frühere Bestätigungen werden nicht überschrieben.

Woher Informationen stammen

Wir erhalten Informationen von dir, berechtigten Nutzern deines Stalls, Zahlungsbestätigungen der Anbieter und technischen Anfragen bei der Nutzung des Dienstes. Eine Stalladministration kann dich einladen oder eine Aufgabe oder Arbeitsaufzeichnung über dich erfassen, bevor du ein Konto erstellst.

Warum wir die Informationen verwenden

Wir verwenden Informationen, um Konten bereitzustellen, Stallarbeiten zu koordinieren, benötigte Teamaufzeichnungen aufzubewahren, Abonnements zu verarbeiten, Anfragen zu beantworten und Missbrauch zu verhindern. Wir verkaufen keine personenbezogenen Informationen und nehmen Besucher des Kontaktformulars nicht in Marketinglisten auf.

Soweit das Datenschutzrecht eine Rechtsgrundlage verlangt, stützen sich diese Verwendungen auf die Erbringung des angefragten Dienstes oder vorvertragliche Maßnahmen, unsere berechtigten Interessen an einem sicheren Betrieb und Support sowie geltende gesetzliche Verpflichtungen. Wir holen eine Einwilligung ein, wenn eine Verwendung sie erfordert. Der Widerruf einer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Verarbeitung.

Abrechnung und Umsatzsteuerprüfung

Wir verwenden die Rechnungsangaben, um vor der Zahlung die Kaufberechtigung und steuerliche Behandlung zu prüfen. Wenn du eine EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angibst, senden wir zur Prüfung ausschließlich deren Ländercode und Nummer an den VIES-Dienst der Europäischen Kommission. Den Prüfzeitpunkt und eine gegebenenfalls verfügbare Prüfungsreferenz speichern wir zusammen mit deinen Rechnungsangaben bei Stripe.

KI-Funktionen

Wenn du die KI zur Unterstützung bei der Stalleinrichtung oder bei wiederkehrenden Aufgaben aufrufst, werden deine Anweisungen und der zur Erstellung des Entwurfs benötigte Stallkontext über unseren Server an OpenAI gesendet. Dazu können Pferde- oder Teamnamen und die von dir angegebenen Abläufe gehören. Unsere KI-Anfragen deaktivieren die Speicherung der erzeugten Antwort. Diese Einstellung bedeutet für sich allein nicht, dass der Anbieter keine Sicherheits- oder Missbrauchsschutzdaten aufbewahrt. Die KI wird eingesetzt, wenn du diese Funktionen aufrufst; das Kontaktformular sendet deine Anfrage nicht an ein KI-Modell.

Prüfe Entwürfe, bevor du sie bestätigst. Gib keine Passwörter, Zahlungszugangsdaten oder unnötigen sensiblen Angaben über Personen in KI-Prompts ein. Entscheidungen zur Versorgung der Pferde bleiben bei dir und den qualifizierten Fachleuten, die deine Pferde betreuen.

Dienstleister und Weitergabe

Wir nutzen Supabase für App-Konten, Datenbank und Dateispeicherung, Vercel für das Hosting der Website und Web-App, Resend für den E-Mail-Versand, Upstash für die Missbrauchsschutzzähler des Kontaktformulars und OpenAI für angeforderte KI-Entwürfe. Stripe, Apple und Google verarbeiten Käufe über ihre jeweiligen Zahlungskanäle. Jeder Anbieter erhält die Informationen, die er für seine Dienstleistung benötigt.

Resend versendet Konto- und Einladungs-E-Mails. Seine veröffentlichten Bedingungen beschreiben außerdem die eigenverantwortliche Verarbeitung von Kommunikationsmetadaten, einschließlich Absender- und Empfängeradressen sowie Zustellungsaktivitäten, um den Dienst zu betreiben, zu optimieren und abzusichern und gesetzliche Pflichten zu erfüllen. Diese Metadatenverarbeitung ist von der Zustellung des E-Mail-Inhalts in unserem Auftrag zu unterscheiden.

Berechtigte Nutzer deines Stalls können die Informationen sehen, die ihre jeweiligen Zugriffsrechte erlauben. Wir können Informationen offenlegen, wenn dies zur Einhaltung geltenden Rechts, zum Schutz von Rechten oder zur Untersuchung von Missbrauch erforderlich ist. Anbieter können Informationen außerhalb deines Landes verarbeiten. Soweit erforderlich, müssen die Verarbeitungsvereinbarungen geeignete vertragliche oder andere rechtlich zulässige Schutzmaßnahmen vorsehen. Kontaktiere uns für Informationen zu den für dein Konto maßgeblichen Vereinbarungen.

Aufbewahrung und Löschung

Wir bewahren aktive Konto- und Stallaufzeichnungen auf, solange sie zur Bereitstellung des Dienstes benötigt werden. Supportkorrespondenz behalten wir während der Bearbeitung der Anfrage und der erforderlichen Nachbereitung. Die Aufbewahrung hängt außerdem von Buchführungspflichten, Streitigkeiten, Sicherheitsuntersuchungen und dem fortbestehenden Bedarf eines gemeinsam genutzten Stalls ab.

Du kannst die Löschung deines Kontos beantragen. Vor dem Abschluss prüfen wir die Kontoinhaberschaft, Verantwortlichkeiten für gemeinsam genutzte Ställe und Abonnements. Wir erklären, welche Informationen entfernt werden und welche Aufzeichnungen erhalten bleiben müssen; eine eingereichte Anfrage gilt nicht als sofortige Löschung. Frühere Kopien können in Sicherungen der Anbieter bis zum Ablauf ihres üblichen Sicherungszyklus erhalten bleiben.

Die Missbrauchsschutzzähler für Kontaktanfragen laufen innerhalb einer Stunde ab. Die Website speichert Kontaktmitteilungen nicht in einer Interessentendatenbank. Nachrichten verbleiben beim Versanddienstleister und im Postfach des Empfängers, bis sie nach den dort geltenden Aufbewahrungsregelungen entfernt werden.

Cookies und Gerätespeicher

Die App verwendet Browser- oder Gerätespeicher für die Anmeldung, Einstellungen und die Kopplung gemeinsam genutzter Bildschirme. Eine gekoppelte Stalltafel speichert ihren Gerätezugangsschlüssel; Sitzungen mit Mitarbeiter-PIN sind kurzlebig und werden im Arbeitsspeicher gehalten. Sperre einen gemeinsam genutzten Bildschirm, wenn du fertig bist.

Die Website lädt derzeit keine Werbetracker oder optionalen Analysen zur Erfolgsmessung. Hostinganbieter können Betriebsprotokolle für Zuverlässigkeit und Sicherheit aufbewahren. Wenn optionales Tracking eingeführt wird, aktualisieren wir diese Hinweise und stellen die dafür erforderlichen Auswahlmöglichkeiten bereit.

Deine Wahlmöglichkeiten und Rechte

Je nach dem für dich geltenden Recht kannst du Auskunft, Berichtigung, Löschung oder eine übertragbare Kopie deiner Informationen verlangen, bestimmte Verwendungen einschränken oder ihnen widersprechen sowie eine Einwilligung widerrufen, wenn sie die Verarbeitungsgrundlage bildet. Bevor wir eine Anfrage erfüllen, müssen wir möglicherweise deine Identität prüfen und die Rechte anderer Personen berücksichtigen.

Der Download in den Kontoeinstellungen enthält eine Kontozusammenfassung, nicht alle personenbezogenen Details in gemeinsamen Aufgaben, Pflegeaufzeichnungen oder Dateien. Fordere bei uns eine umfassendere Datenkopie an; wir prüfen diese Quellen unter Schutz der Informationen anderer Personen. DSGVO-Anfragen sind in der Regel kostenlos. Wir antworten unverzüglich und innerhalb eines Monats. Erlauben die Komplexität oder die Anzahl der Anfragen eine Verlängerung um bis zu zwei weitere Monate, informieren wir dich innerhalb des ersten Monats und erläutern die Gründe.

Schreib an vlad@obdurate-systems.com oder nutze unser Kontaktformular. Du kannst dich außerdem bei deiner örtlichen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Diese Hinweise beschränken keine Rechte, die dir nach geltendem Recht zustehen.

Änderungen dieser Hinweise

Wir aktualisieren diese Seite, wenn sich der Dienst oder sein Umgang mit Daten ändert. Das Datum oben kennzeichnet die aktuelle Fassung. Soweit erforderlich, machen wir dich auf wesentliche Änderungen aufmerksam.